آموزش ساخت ایمیل شرکتی، سارمانی و تجاری رایگان در سی پنل و دایرکت ادمین
تاریخ انتشار:28 دی 1404
تعداد بازدید:23 نفر
اگر دارید از یک کسبوکار کار میکنید و هنوز از ایمیلهای عمومی مانند جیمیل برای ارتباطات رسمی استفاده میکنید، زمان آن است تا استراتژی خود را عوض کنید! ایمیل شرکتی یا ایمیل سازمانی، که شامل نام دامنه وبسایت شما میشود، ابزار مهمی برای جذب اعتماد مشتریان و نهادهای رسمی محسوب میشود؛ به همین دلیل، پیشنهاد میکنیم از ایمیلهای عمومی مثل جیمیل بهجا آورید و یک ایمیل خاص برای شرکت خودتان ایجاد کنید. ساخت ایمیل شرکتی هم نیاز به دانش خاصی ندارد و هم زمانبر نیست؛ پس با مقاله وب وان همراه بمانید تا بتوانید در کمتر از چند دقیقه آن را ایجاد کنید!
ایمیل شرکتی یا سازمانی چیست؟
آدرس ایمیل شرکتی، همان ایمیل شخصی شماست، با این تفاوت که به جای اینکه دامنه آن با دامنههای بزرگ مانند جیمیل (gmail.com@) یا یاهو (yahoo.com@) نمایش داده شود، نام دامنه اختصاصی کسبوکار شما قرار میگیرد. به عنوان مثال، اگر شما لوازم یدکی میفروشید و دامنه سایتتان yadakshop.ir باشد، آدرس ایمیل شرکت شما به صورت زیر خواهد بود info@yadakshop.ir. این موضوع، هم امنیت ایمیل شما را بالا میبرد و هم به مخاطبان نشان میدهد که شما شرکت واقعی هستید.
نکته کلیدی: ایمیل کسبوکار، هم برای ارتباط با مشتریان شما و هم برای بهبود نرخ کلیک و بهینهسازی موتورهای جستجو(سئو)، بسیار مهم است.
این سادگی، آنقدر میتواند تفاوت بین شما و رقبایتان را به شکلی بینظیر ایجاد کند که تأثیرگذاری آن بر توسعه کسبوکار، اهمیتی بیبدیل خواهد داشت. ایمیل شرکتی، بیانگر هویت حرفهای شماست و این، ابزاری کلیدی برای جلب اعتماد مشتری و نهادهای رسمی است. ساخت این ایمیل، هم ساده و هم سریع است؛ بهطور خاص، نیازی به دانش پیچیده یا صرف زمان زیاد ندارد. با ما همراه باشید تا در کمتر از چند دقیقه، این ابزار حیاتی را برای شما بسازیم!
حالا که فهمیدیم ایمیل شرکتی چیست، بیایید ببینیم دلیل اصلی این تغییر چیست و تفاوت آن با ایمیل عمومی در چه جهتهایی قابل مشاهده است و چرا این موضوع اینقدر مهم است:
نام دامنه شخصی: در ایمیل شرکتی، شما میتوانید یک نام دامنه شخصی داشته باشید که مستقیم با نام شرکتتان مطابقت دارد، در حالی که در ایمیل عمومی، نام دامنه ثابت و عمومی است.
شرایط امنیتی بهتر: ایمیل شرکتی معمولاً از سیستمهای ایمنیت بالاتری برخوردار است که مانع از دست دادن اطلاعات حساس شما هستند.
برتری در ایمیلرسانی: ایمیلهای شما از یک آدرس معتبرتر و مرتبط با شما ارسال میشود که احتمال بستن آن توسط اسپمها کمتر است.
ارتباط ماندگار: ایمیل شرکتی ماندگارتر است و از دست رفتن آن به معنای از دست رفتن ارتباطات شما نیست، در حالی که ایمیل عمومی ممکن است در صورت عدم پرداخت ماهانه از دست برهد.
در نهایت، انتخاب ایمیل شرکتی یعنی سرمایهگذاری بر روی آینده شما و ایجاد یک حضور معتبر و پایدار در فضای دیجیتال. این میتواند برای ارتقای حرفهایت شما و ایجاد اعتماد بیشتر در بین ارتباطات شما بسیار مفید باشد.
۴ گام اساسی برای ساختن ایمیل سازمانی و رسمی
مرحله اول ثبت دامنه:
اولین قدم برای نشان دادن حضورتان در فضای دیجیتال، انتخاب و ثبت دامنه سایت است. دامنه مانند تابلوی اصلی فروشگاه یا مغازه شما در دنیای دیجیتال عمل میکند. این نام، به همراه آدرس ایمیل، مکمل همیشهست، و انتخاب آن بسیار حائز اهمیت است. نامی که انتخاب میکنید باید خلاصه، کوتاه، روان و قابلیادآوری باشد.
این نام باید مستقیماً با هویت و برند شما هماهنگ باشد. اگر دامنه شما پیچیده باشد، مشتریان نه تنها آن را راحت به خاطر نمیسپرند، بلکه در ارتباطات رسمی نیز به نظر غیررسمی و نامرتبط خواهد رسید. اگر بازار مورد نظر شما ایران است، انتخاب دامنه با پسوند .ir بهترین گزینه محسوب میشود. اما یک نکته کلیدی این است که قبل از ثبت این نوع دامنه، ابتدا باید در سامانه ایرنیک (IRNIC) هویت خود را ثبت کنید.
مرحله دوم انتخاب سرویس هاستینگ ایمیل و فعالسازی آن:
هاستینگ ایمیل، همان جایگاه مخزن امن و اختصاصی شماست که تمام ارتباطات مکالمهای و اسناد کاری را به آن محول می کنید. همان طور که میدانید، برای استفاده از برخی از پلتفرمهای اینترنتی، مجبور میشوید به سرویسهای جانبی چون پکیجهای G Suite پول بدهید و تنظیمات گستردهای انجام دهید اما در برخی از شرکت ها فعال در این حوزه میتوان این مورد را به راحتی پیگیری کرد.
مرحله سوم تنظیمات فنی:
اینجا نقطه اتصال نهایی است! با تعریف دامنه و سرویس ایمیل شما توسط شرکت موردنظر، تمامی تنظیمات فنی پیچیده آماده شده و به صورت خودکار انجام خواهد شد. شما تنها نیاز دارید تا نحوه دسترسی به صندوق پستی را یاد بگیرید تا اولین ایمیل مرتبط با شرکت خود را ارسال کنید!
مرحله چهارم یک وب سایت حرفه ای ایجاد کنید!
شاید فکر میکنید که ایمیل شرکتی کافی است، اما یک وبسایت ضروری است. آدرس ایمیل بدون سایت، مانند کارت ویزیت بدون آدرس، کاربردی نیست. وقتی آدرس ایمیل شما sales@YourBrand.ir است، مشتریانت انتظار دارد به سایت YourBrand.ir جستجو کند و یک فضای مجازی فعال را ببیند. این فضای مجازی، شواهید حضورتان در اینترنت است. همانطور که قبلاً توضیح دادیم، برای دریافت اینماد، نه تنها به ایمیل رسمی، بلکه به یک وبسایت فعال نیاز دارید تا بتوانید درگاه پرداخت ایجاد کرده و فروش قانونی را آغاز کنید.
ساخت سایت و طراحی سایت با شرکت وب وان برایتان شبیه به آب خوردن است. این شرکت ارائه دهنده بهترین سایت ساز و فروشگاه سازهای فارسی و ریسپانسیو (Responsive) است که به معنای دیگری، سایت شما در هر دستگاهی از جمله موبایل و کامپیوتر، با همان زیبایی و سرعت دیده خواهد شد. کافی است همین حالا با کارشناسان وب وان تماس بگیرید تا بتوانید سایت خود را به بهترین شکل ممکن طراحی کنید.
برای راهاندازی میل سرور سازمانی در سیپنل، اولین قدم وارد سیپنل شدن است. در ادامه چهار روش مختلف برای ورود به سی پنل توضیح داده میشود: 1. از طریق ناحیه کاربری هاست 2. از طریق آدرس URL .3 از طریق آیپی 4. از طریق هاستنیم
در اینجا روش اول را با جزئیات بیشتری توضیح میدهیم. برای ورود به سیپنل از طریق ناحیه کاربری هاست: اگر به نام کاربری و رمز عبور هاست خود دسترسی دارید، میتوانید مستقیماً از طریق صفحه اصلی هاست خود وارد سیپنل شوید. برای این منظور، پورت 2082 یا 2083 را پس از دو نقطه، جلوی دامنه هاست خود وارد کنید تا وارد صفحه مدیریت سیپنل شوید.
مرحله دوم:
حالا که وارد کنترلپنل هاستتان شدید، باید سراغ بخش «ایمیل» بروید. این بخش شامل تمام امور مربوط به ایمیلهای هاست شماست. برای دسترسی به اکانتهای ایمیلی که قبلاً ایجاد شدهاند، روی گزینه «Email Accounts» کلیک کنید. برای ساخت ایمیل شرکتی، روی گزینه «Create» کلیک کنید. سپس در بخش بعدی، اطلاعات زیر را وارد کنید:
فیلد Domain: دامنهای را انتخاب کنید که بخواهید در آدرس ایمیل شما نمایش داده شود.
فیلد Username: نام کاربری دلخواه خود را انتخاب کنید.
فیلد Password: یک پسورد ایمن انتخاب کنید یا روی Generate کلیک کرده و پسورد را کپی کنید.
فیلد Optional Setting: اگر نیاز دارید، این بخش را برای تنظیمات اضافه مثل فضای ذخیرهسازی یا جلوگیری از ایجاد خودکار پوشهها تنظیم کنید. در نهایت، روی دکمه Create کلیک کنید تا ایمیل شما ایجاد شود.
مرحله سوم:
مراحل اولیه پس از ایجاد ایمیل
پس از ایجاد حساب ایمیل، مراحل زیر را برای چک کردن صفحه وبمیل دنبال کنید:
دوباره به بخش «Email Accounts» بروید
روی گزینه «CHECK EMAIL» کلیک کنید
نکته مهم: این راهنما برای کاربرانی مناسب است که دسترسی به هاست خود دارند.
دستورالعملهای اختصاصی برای کاربران بدون دسترسی به هاست: کاربرانی که به هاست دسترسی ندارند، باید پورت زیر را پس از دو نقطه وارد کنند تا وارد محیط کاربری هاست شوند:
پورت 2087
پورت 2096
ساخت ایمیل سازمانی و شرکتی در دایرکت ادمین:
اگر کنترلپنل هاست شما DirectAdmin است، برای ایجاد ایمیل سازمانی باید همان سه مرحله را بهترتیب دنبال کنید.
مرحله اول: ورود به DirectAdmin برای شروع فرآیند ایجاد ایمیل، اولین قدم وارد نوار کاربری DirectAdmin شدن است. این کار را میتوانید با وارد کردن آدرس دامنه خود در مرورگر به پورت 2222 انجام دهید.
مرحله دوم: مدیریت ایمیلها پس از ورود به سیستم، بخش مدیریت ایمیلها را انتخاب کنید. در اینجا میتوانید گزینه ایجاد ایمیل جدید را پیدا کرده و تنظیمات مورد نظر خود را مشخص کنید.
مرحله سوم: تنظیم پیشفرض در مرحله نهایی، مطمئن شوید که ایمیل مورد نظرتان بهعنوان پیشفرض نیز در نظر گرفته شده است. این تنظیمات را در بخش تنظیمات پیشفرض ایمیل انجام دهید.
تفاوت اصلی بین مفهوم اعتماد و اعتبار در ارتباط با قراردادها و معاملات کسبوکار بسیار حائز اهمیت است. تصور کنید در حال مشاوره برای یک قرارداد انتخابشونده، دو ارائه از دو طرف مختلف دریافت میکنید. یکی از آنها از طریق ایمیل با آدرس mahnaz77@gmail.com ارسال شده و دیگری از طریق ایمیل با آدرس sales@mycustomer.ir کدام یک به نظر میرسد از نظر اولیه، اعتماد بیشتری را جلب کند؟
پاسخ شما که قطعاً دومی است، درست است. اما اینجا باید توضیح داد که اعتماد (Trust) و اعتبار (Credibility) دو مفهوم متمایز هستند، هرچند اغلب با هم اشتباه زده میشوند. اعتبار به معنای قابلیت اعتماد، معتبر بودن و ارائه اطلاعات معتبر توسط یک نهاد یا شرکت است. در مقابل، اعتماد به احساس امنیت و اطمینان در رابطه با فرد یا نهاد است که اطلاعات را ارائه میدهد. به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ با تاریخچه موفقیت، مجوزها و سابقه طولانی، اعتبار بالاتری نسبت به یک فرد غیررسمی دارد. اما اعتماد ممکن است با سبک ارائه اطلاعات، ارتباط انسانی و اعتماد به نفس شرکت مرتبط باشد.
بنابراین، در معاملات، باید به هر دو مفهوم توجه کرد تا از اشتباه گرفتن و انتخاب اشتباه اجتناب شود. اعتبار نهاد را تعیین کرده، اما اعتماد فرد در رابطه تعیین میکند. در واقع، ایمیلهای رسمی که به نام شرکت شما ارائه میدهید، نشاندهنده هویت رسمي و معتبر شماست، نه به عنوان یک کاربر عادی! این موضوع برای تعریف و ازیست ماندگار شرکت شما بسیار مهم است. علاوه بر این، برای دریافت نماد اعتماد الکترونیکی (اینماد) که بسیاری از کسبوکارهای آنلاین در ایران برای انجام معاملات الکترونیکی ضروری است، داشتن یک ایمیل رسمی یکی از الزامات قانونی اصلی محسوب میشود.
اینماد، که توسط سازمان رایان ملی ایران مدیریت میشود، ممکن است به حداکثر حدود ۴۵ روز طول بکشد و شرکتها باید مستندات معتبری از هویت خود را ارائه دهند. داشتن ایمیل رسمی با توافق بانک مرکزی ایران و ثبت شدن شرکت در سامانههای رسمی، بخشی از این فرآیند است. بنابراین، اطمینان حاصل کنید که شرکت شما از طریق ایمیلهای رسمی هویت خود را ثبت کرده است، زیرا این موضوع ممکن است تأثیر مستقیمی بر امکان کسب اینماد و در نتیجه، قابلیت فعال کردن خدمات آنلاین شما داشته باشد.
نکات مهم مکاتبات با ایمیل سازمانی
برای مکاتبات مهم با ایمیل سازمانی باید نکات زیر را در نظر داشته باشید:
1. استانداردسازی نام ها
برای ایجاد تدوینی منظم و حرفهای در ذهن مشتریان و همکاران، انتخاب یک ساختار ثابت برای نامگذاری ایمیلهای تمام اعضای تیم ضروری است. بهترین راهها استفاده از قالبهای استاندارد مانند name@company.ir یا name.lastname@company.ir میباشد. این روش، بهخصوص وقتی تیم شما گسترده میشود، به مدیریت داخلی و حرفهایگری شما کمک میکند. ترکیبهای غیراستاندارد یا نامهای مستعار باید اجتناب شود.
2. ساخت ایمیل های دپارتمانی
برای ایجاد انعطافپذیری در ارتباطات و جلوگیری از اشتباهات، بهتر است از تخصیص آدرسهای ایمیل اختصاصی برای هر دپارتمان استفاده کنید. این موضوع به مشتریان و مخاطبان کمک میکند تا دقیقترین مسیر را برای رسیدن پیامشان پیدا کنند. به عنوان مثال، ایمیل `info@` میتواند برای دریافت اطلاعات عمومی، `support@` برای گزارش مشکلات فنی و `sales@` برای پیگیری معاملات فروشی مناسب باشد. این ساختار نه تنها ترتیب در ارتباطات را فراهم میکند، بلکه نشاندهنده حرفهای بودن و سازماندهی مناسب کسبوکار شماست.
3. ایجاد امضای ایمیل
امضای ایمیل (Email Signature) مانند یک کارت هوشمند دیجیتال عمل میکند که به طور خودکار در انتهای هر پیام الکترونیکی شما اعمال میشود. این بخش حرفهای نباید به صرفاً زیبا باشد، بلکه باید شامل اطلاعات تماس مفید مانند نام کامل، عنوان شغلی دقیق، شماره موبایل و آدرس وبسایت باشد. افزودن لوگوی شرکت به این امضا، نه تنها جنبه بصری حرفهایت را حفظ میکند، بلکه میتواند به عنوان یک ابزار هوشمند برای راهنمایی مخاطبان در یافتن اطلاعات تماس شما عمل کند. این امضا باید هم زیبایی بصری داشته باشد هم عملکردی کافی برای ارائه تمام اطلاعات تماس ضروری.
4. رعایت اصول امنیتی
رمز عبور قوی برای حساب ایمیل خودتان استفاده کنید و حتماً تأیید دو مرحلهای را فعال نمایید. همچنین، سیستم ایمیل شما باید فیلتر و آنتیاسپم قویی داشته باشد تا از ورود هرزنامهها و ایمیلهای مخرب جلوگیری شود و ایمیلهای مهم از دسترسی خارج نشوند.
5. استفاده از ایمیل شرکتی در مارکتینگ
شما با ایجاد یک سیستم ایمیلی سازمانی، فرصت بزرگی برای فعالیت بازاریابی به دست آوردهاید. اگر مایلید برای مشتریانتان اخبار، تخفیفها یا محصولات جدید ارسال کنید (ارسال ایمیل حرفهای)، باید بدانید که پلتفرمهای معتبر ارسال ایمیل انبوه، صرفاً ایمیلهای مرتبط با شرکت را پذیرش میدهند! اگر با یک ایمیل شخصی این کار را انجام دهید، همه پیامهایتان مستقیم به قسمت اسپم منتقل میشوند و تمام تلاشهای بازاریابی شما نتیجه نخواهد داشت.
جمع بندی
با خواندن این مطلب، حالا میدانید که ایمیل شرکتی از تلفیقِ نیازهای اصلی کسبوکار ساخته میشود! همچنین، در کمتر از چند دقیقه، هم یک آدرس ایمیل رسمی برای خودتان ایجاد میکنید، هم یاد میگیرید که چگونه با استانداردسازی نامها و امضای ایمیل، از آن به صورت حرفهای استفاده کنید. پس دیگر منتظر نمانید؛ همین امروز هویت دیجیتال برندتان را کامل و اعتبار کسبوکارتان را تضمین کنید.
سوالات متداول
1. چه مبلغی برای تهیه ایمیل تجاری در ایران لازم است؟
هزینه استفاده از ایمیلهای کسبوکار با خدمات خارجی زیاد است، ولی پلتفرمهای محلی، این امکان را با هزینه صفر یا بسیار کم به صورت بسته به نیازهای سایتسازی ارائه میدهند. از نظر اقتصادی، این روش بسیار بهتر است.
2. آیا میتوانید بدون اینکه یک وبسایت داشته باشید، ایمیل رسمی ایجاد کنید؟
بله، برای تهیه ایمیل فقط به دامنه نیاز دارید. اما برای کسب اعتماد کامل از مشتریان و دریافت نشان الکترونیکی اعتماد (اینماد)، بهتر است حداقل یک صفحه وب فعال در اختیار داشته باشید.
3. برای ایمیل شرکتی، چه مقدار حافظه ذخیرهسازی (Storage) مورد نیاز است؟
معمولاً برای یک کسبوکار کوچک یا متوسط، حجم ۵ تا ۱۰ گیگابایت برای هر ایمیل کافی میباشد. این حجم برای نگهداری هزاران پیام رسمی و فایلهای ضروری مناسب است.
.png "لوگو")
نظری یافت نشد